Het team

Hou je een feest of evenement, zorg er dan voor dat je een team samenstelt van geïnteresseerden die graag mee willen organiseren, zodat je er niet helemaal alleen voor staat. Stel dus een evenementen team samen. Een goede taakverdeling met de juiste personen en verantwoordelijkheden is essentieel voor het behouden van overzicht. Zo kan er op tijd worden bijgestuurd in geval van problemen. Geef de juiste personen de juiste taken en maak gebruik van hun kwaliteiten. Stel voor ieder onderdeel een verantwoordelijke aan en definieer de taken. Zorg ervoor dat iedereen minimaal één taak heeft zodat ze zich hier 100% op kunnen focussen zonder zich te bemoeien met andere taken.

Taakverdeling en draaiboek

Zorg naast een goede taakverdeling ook voor een draaiboek waarin vast staat wat de taken zijn, wie verantwoordelijk zijn en wanneer welke taken gedaan horen te worden. Op deze manier zal er structuur in de planning en organisatie gebracht worden en is het mogelijk om op tijd bij te sturen wanneer dat nodig is. Planning en organisatie van de activiteiten is een kerntaak voor het soepel verlopen van de organisatie, voorbereiding voor en activiteiten tijdens het feest.

Organisator

De taak van de feest organisator, meestal ook de initiatiefnemer, is het sturen en leiden van de organisatie. Hij/Zij komt met het idee voor het feest en bepaald doelgroep, thema en bezit het budget. De organisator delegeert de taken van het team en is eindverantwoordelijke voor de hele organisatie. De organisator is diegene die beslist. Alleen een evenement organiseren is heel zwaar. Alleen een feest organiseren voor vrienden en familie is weer iets makkelijker. Hoe dan ook ''de'' organisator is degene die aan de touwtjes trekt en het initiatief doorzet en meestal ook het budget bepaald.

Promotie en marketingmanager

De promotie en marketing managers is diegene die is aangewezen en verantwoording draagt voor het promoten van het evenement. De promotie en marketing manager is simpelweg degene die zorgt dat de doelgroep op de hoogte gebracht wordt van het feest of evenement. Dit houdt in het maken van flyers, sturen van uitnodigen, ticketverkoop, social media beheer en promotie, stijl van de promotie en al het andere dat te maken heeft met het aantrekkelijk maken van het feest. De promotie en marketingmanager houdt zich bezig met evenementen promoten en evenementen marketing, hij ontwikkeld een promotieplan voor het evenement en zorgt dat dit plan zorgvuldig wordt uitgevoerd.

Artikelen

Checklist evenementenplan

Om je op weg te helpen bij het maken van een checklist die je kunt gebruiken bij je evenement hebben wij een voorbeeld voor jou. Er zijn vele verschillende vormen van checklisten voor evenementen te vinden echter hebben ze globaal bijna allemaal dezelfde punten in de lijst opgenomen. Een checklist voor evenementen is eenvoudig een vorm van co

Lees meer...

Beveiliging en EHBO voorziening

Hoe groter het evenement, des te groter de kans op calamiteiten met bezoekers. Vooral als je een  commercieel feest organiseert met een redelijke omvang. Beveiliging is in dit geval dan ook een verplichte voorwaarde. Informatie over het verplichten van beveiliging bij een evenement is te vinden op de website van de gemeente, check dit vr

Lees meer...

Catering

De horeca en catering is een zeer belangrijk onderdeel van het feest. Onder de catering wordt verstaan, alle externe partijen die zorg dragen aan het leveren van consumpties als eten en drinken.
Denk hierbij aan hapjes, een buffet en de drank. Vaak is bij de verhuur van een locatie de catering inbegrepen door de verhuurder. Is dit nie

Lees meer...

Artiesten en acts

Het zoeken en boeken van de juiste artiesten moet je pas gaan doen als je precies weet hoe het feest er uit gaat zien. Wil je een of meerdere bands of diskjockeys of wellicht een dansgroep? Zorg dan dat een duidelijke tijdsindeling en planning maakt. Zorg dat je de sfeer opbouwt en artiesten pas laat optreden op het moment dat de dansvloer op

Lees meer...

Het personeel

Een feestje geven is leuk maar er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie zult denken.
Heb je er al over nagedacht hoe je het feestje of het evenement op rolletjes gaat laten lopen? Ervoor zorgen dat iedereen bediend wordt, dat er bepaalde taken verdeeld moeten worden onder mensen met en kwaliteiten, kennis en of contacten? Je

Lees meer...

Beveiliging en EHBO voorziening Hoe groter het evenement, des te groter de kans op calamiteiten met bezoekers. Vooral als je een& Meer info Budget en begroting Nu je het idee voor het feest, het doel en de doelgroep hebt vastgesteld kun je al beginnen een i Meer info Catering De horeca en catering is een zeer belangrijk onderdeel van het feest. Onder de catering wordt ver Meer info Thema Na het vaststellen van de doelgroep en bezoekers van het feest kun je het thema gaan bedenken. Me Meer info