Programma draaiboek

Een belangrijk hulpmiddel voor tijdens het evenement is het programma draaiboek. Dit dient voor aanvang van het evenement vast te staan en functioneert als leidraad voor de verloop van het evenement. Met een programma draaiboek, waarin de taken en tijden staan weergegeven, kan de organisatie het overzicht in de hand houden. Er kan in geval van eventuele problemen meteen worden bijgestuurd.  In het draaiboek is voor iedere nodige taak een beschrijving weergegeven met een tijd voor uitvoeren. Als je geen idee hebt hoe je een programma draaiboek invult dan is dat niet erg. Wij helpen je op weg door je voorbeelden te geven die je kunt gebruiken. Met een voorbeeld draaiboek zul je een idee krijgen hoe je een draaiboek moet maken

Taakverdeling

Het programma draaiboek is de leidraad voor al het personeel waarin de taken staan beschreven en waarnaar men zijn taken ten uitvoer moet brengen. Ook staat in het programma draaiboek de aangewezen verantwoordelijke vermeld en wat te doen bij eventuele wijzigingen in het programma. Een programma draaiboek zorgt ervoor dat het feest op rolletjes verloopt en dan iedereen op de hoogte is van de gang van zaken tijdens het evenement. Ook staat vermeld wat te doen bij eventuele calamiteiten of onvoorziene voorvallen. Hoe eenvoudiger het draaiboek, hoe duidelijker de taakverdeling, hoe beter de verloop van evenement. Zorg ervoor dat iedereen die meewerkt aan het goed laten verlopen van het evenement, toegang heeft tot de checklist van de organisatie of evenement. Geef ook de extern ingehuurde een checklist waarin staat wie ze moeten benaderen in geval van calamiteiten. Als de taakverdeling duidelijk is voor iedereen, en men weet wie de verantwoordelijken zijn, zal het feest of evenement moeiteloos moeten kunnen verlopen.

Voorbeeld draaiboek

Om je op weg te helpen een draaiboek te maken hebben wij hieronder een voorbeeld draaiboek weergegeven. Hoe jij het draaiboek wilt maken en invullen is geheel afhankelijk van de verloop van jou evenement of feest. Dit draaiboek ziet er redelijk beknopt uit. Een draaiboek hoeft in principe niet zo uitgebreid te zijn als je in eerste instantie zou denken. Het belangrijkste aan het maken van een draaiboek is ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk en overzichtelijk is.

Tijd

Wie

Waar

Wat

Opmerkingen

19:00 – 20:00

Allen

vergaderzaal

Voorbespreking

 

20:00 – 02:30

Garderobe + Gastheer

(Verantw. = Kees)

Entree

Verwelkomen gasten / Garderobe

 

 

21:00 – 01:30

Catering / Consumptie personeel

Verantw. = Rianna

Feestzaal

Consumptie voorzieningen

 

 

21:00 – 02:00

DJ/Band

verantw. = Rick

Feestzaal

Beginnen met spelen

 

 

22:00 – 23:00

Goochelaar

Verantw. = Rick

Feestzaal

Goochelen

 

 

00:00 – 00:15

Lotto groep

Verantw. = kees

Feestzaal

 

Uitroepen lotto

 

01:00 – 02:00

Verassingsact

Verantw. = Rick

Feestzaal

Spelen tot 02:00

 

 

02:00 – 02:10

 

Gastheer

Feestzaal

Bedanken bezoekers

sturen afbouw

 

03:00 – 03:30

Allen

Vergaderzaal

Korte evaluatie en reflectie + afspraak nieuwe vergadering

 

 

 

Voorbeelden evaluatieformulieren Om je op weg te helpen te denken over sterkten en zwakten die je te weten wilt komen vanuit inter Meer info Artiesten en acts Het zoeken en boeken van de juiste artiesten moet je pas gaan doen als je precies weet hoe het fe Meer info Feestverloop Tijdens het feest is het vooral belangrijk dat je zelf plezier beleeft. Als je je steeds bezighou Meer info Flyers en drukwerk Wanneer je de huisstijl hebt vastgesteld en het iedereen tevreden is over het ontwerp dan kun je Meer info