Om je op weg te helpen bij het maken van een checklist die je kunt gebruiken bij je evenement hebben wij een voorbeeld voor jou. Er zijn vele verschillende vormen van checklisten voor evenementen te vinden echter hebben ze globaal bijna allemaal dezelfde punten in de lijst opgenomen. Een checklist voor evenementen is eenvoudig een vorm van controlekaart waarbij de organisatie kan zien in welke fase van het organiseren van het feest ze zit. Wanneer de punten op de checklist een voor een worden uitgewerkt zullen een hoop onregelmatigheden bespaart worden. Zie het als een stop/go lijst. Ga pas verder naar het volgende puntje wanneer het ene puntje is afgehandeld.
De checklist van het feest of van het evenement kan worden vergeleken met een soort agenda. Wanneer je de punten een voor een uitwerkt kun je verder met het plannen van het feest of evenement. Hoe eerder je de checklist afloopt hoe sneller het concept of het feest vorm gaat krijgen. Er zijn voor verschillende fasen in het feest checklisten beschikbaar. Zo kun je er een gebruiken voor het globale concept, ter voorbereiding van het feest, tijdens het feest en erna. Zelfs voor het maken van een evaluatie kun je een checklist gebruiken. Het gebruik van een checklist ter controle is zeer effectief als er voldoende zorg aan gedragen wordt, door iedereen!
Let erop dat je niet teveel met checklisten werkt waardoor je de kans kan lopen ze door elkaar te halen. Wanneer dit gebeurt gaat het mis. Ook is het slim rekening te houden dan bepaalde punten in de checklist om welke reden dan ook kunnen wijzigen.
Categorie
|
Activiteit |
Check |
Opmerking |
Algemeen |
|
||
Idee |
Doel bepalen |
|
|
Doelgroep bepaling |
|
|
|
Feesttijden |
|
|
|
Thema |
Thema bepalen |
|
|
Locatie |
|
|
|
Budget vaststellen |
|
|
|
Begroting |
|
|
|
Programma |
Datum + locatie bepalen |
|
|
Vergunningen regelen |
|
|
|
Tijdschema programma |
|
|
|
Team |
Taakverdeling |
|
|
Organisatieleiding |
|
|
|
Verantwoordelijke |
|
|
|
Personeel |
Personeel |
|
|
Vrijwilligers |
|
|
|
Artiesten |
|
|
|
Catering |
|
|
|
Sanitair |
|
|
|
Beveiliging |
|
|
|
EHBO |
|
|