Een belangrijk hulpmiddel voor tijdens het evenement is het programma draaiboek. Dit dient voor aanvang van het evenement vast te staan en functioneert als leidraad voor de verloop van het evenement. Met een programma draaiboek, waarin de taken en tijden staan weergegeven, kan de organisatie het overzicht in de hand houden. Er kan in geval van eventuele problemen meteen worden bijgestuurd. In het draaiboek is voor iedere nodige taak een beschrijving weergegeven met een tijd voor uitvoeren. Als je geen idee hebt hoe je een programma draaiboek invult dan is dat niet erg. Wij helpen je op weg door je voorbeelden te geven die je kunt gebruiken. Met een voorbeeld draaiboek zul je een idee krijgen hoe je een draaiboek moet maken
Het programma draaiboek is de leidraad voor al het personeel waarin de taken staan beschreven en waarnaar men zijn taken ten uitvoer moet brengen. Ook staat in het programma draaiboek de aangewezen verantwoordelijke vermeld en wat te doen bij eventuele wijzigingen in het programma. Een programma draaiboek zorgt ervoor dat het feest op rolletjes verloopt en dan iedereen op de hoogte is van de gang van zaken tijdens het evenement. Ook staat vermeld wat te doen bij eventuele calamiteiten of onvoorziene voorvallen. Hoe eenvoudiger het draaiboek, hoe duidelijker de taakverdeling, hoe beter de verloop van evenement. Zorg ervoor dat iedereen die meewerkt aan het goed laten verlopen van het evenement, toegang heeft tot de checklist van de organisatie of evenement. Geef ook de extern ingehuurde een checklist waarin staat wie ze moeten benaderen in geval van calamiteiten. Als de taakverdeling duidelijk is voor iedereen, en men weet wie de verantwoordelijken zijn, zal het feest of evenement moeiteloos moeten kunnen verlopen.
Om je op weg te helpen een draaiboek te maken hebben wij hieronder een voorbeeld draaiboek weergegeven. Hoe jij het draaiboek wilt maken en invullen is geheel afhankelijk van de verloop van jou evenement of feest. Dit draaiboek ziet er redelijk beknopt uit. Een draaiboek hoeft in principe niet zo uitgebreid te zijn als je in eerste instantie zou denken. Het belangrijkste aan het maken van een draaiboek is ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk en overzichtelijk is.
Tijd |
Wie |
Waar |
Wat |
Opmerkingen |
19:00 – 20:00 |
Allen |
vergaderzaal |
Voorbespreking |
|
20:00 – 02:30 |
Garderobe + Gastheer (Verantw. = Kees) |
Entree |
Verwelkomen gasten / Garderobe
|
|
21:00 – 01:30 |
Catering / Consumptie personeel Verantw. = Rianna |
Feestzaal |
Consumptie voorzieningen
|
|
21:00 – 02:00 |
DJ/Band verantw. = Rick |
Feestzaal |
Beginnen met spelen
|
|
22:00 – 23:00 |
Goochelaar Verantw. = Rick |
Feestzaal |
Goochelen
|
|
00:00 – 00:15 |
Lotto groep Verantw. = kees |
Feestzaal
|
Uitroepen lotto |
|
01:00 – 02:00 |
Verassingsact Verantw. = Rick |
Feestzaal |
Spelen tot 02:00
|
|
02:00 – 02:10
|
Gastheer |
Feestzaal |
Bedanken bezoekers sturen afbouw |
|
03:00 – 03:30 |
Allen |
Vergaderzaal |
Korte evaluatie en reflectie + afspraak nieuwe vergadering |
|